چيزي لذت بخش تر از تيک زدن يک کار انجام شده در ليست کارها ( To-do list ) نيست . تيک مي زنيد که اين کار انجام شد !  ماموريت با موفقيت به اتمام رسيد !

از سوي ديگر، چه بسيار روزهايي هستند که بدون تيک زدن و انجام کار مفيدي ، پشت سر گذاشته مي شوند . به راستي چرا اين اتفاق مي افتد؟ چرا چنين روزهايي بدون انجام کار به پايان مي رسند؟ جواب به " تودو ليست " ( لیست امور کاری ) بر مي گردد . 

با در نظر گرفتن امکان لیست امور کاری ( todo list ) شما قادر به بررسی فعالیت های خود و تعیین موفقیت در انجام و یا دیر کرد انجام آنها خواهید بود .

در وافع يک تودو ليست خوب مي تواند يک ابزار راهنماي خوب براي انجام کارها باشد ، در حالي که يک ستون طولانی و کاغذ های متعدد از کارهاي انجام نشده جز نا امید کردن شما و يادآوري عدم توانايي تان براي انجام کارها ، فايده ديگري ندارد . همه اين تفاوت ها بستگي به اين دارد که شما چگونه يک تودو ليست را طراحی نمایید .

براي شروع بايد فکر کنيد ، تودو ليست شما يک دستورالعمل است تا فعالیت های شما را طبقه بندی و  جداسازی کند . اگر اين دستورالعمل و حريم هاي آن ، واضح ، مشخص و کاملا مجزا از يکديگر باشند ، فعالیت ها ساده و عادی به نظر خواهند رسید . اما اگر لیست شلوغ و فاقد صفات تفکیک شده باشد ، موجب نتايج ناخواسته مانند ترس ، طفره رفتن ، به تعويق انداختن ، بي ميلي و نفرت از انجام آن مي شود . پس هنگام نوشتن تودو ليست موارد زير را با دقت انجام دهيد تا انجام کارهايتان آسان شود .

گاهي بعضي از کارها وجود دارند که اکنون زمان انجام آنها نيست. به اين کارها " اهداف شرطي"  گفته مي شود . به عبارت ديگر به کارهايي گفته مي شوند که هنوز زمان انجام آنها فرا نرسيده است . براي مثال زماني که يک آپديت کوچک براي وب سايت شما مي آيد ، مي توانيد همان لحظه آن را اعمال نمایید . اما با توجه به اينکه اين کار معمولا زمان بر و مشکل است ، شايد لازم نباشد هر آپديت کوچکي را اعمال کنيد . مثلا مي توانيد سايت را در دوره هاي شش ماهه آپديت نمایید .

نوشتن چنين کارهايي که اکنون نمي توانيد آنها را انجام دهيد و موعد انجام آنها مثلا شش ماه ديگر است ، در تودو ليست جز اينکه ليست شما را شلوغ کند و يک فضا از آن را اشغال کند ، فايده ديگري ندارد . اين موارد را در يک ليست مجزا مثلا با نام " کارهاي آينده " قرار دهید . پس در تودو ليستی که براي خود تهیه می نمایید ، فقط مواردي را قرار دهيد که هم اکنون ، بدون هرگونه فکري و تنها با کار فيزيکي قابل انجام هستند .

نوشتن يک کار بزرگ و مبهم در ليست ، مهمترين علت براي انجام ندادن آن کار است . توجه کنيد که پروژه ها ، کار نيستند . پروژه مجموعه اي از کارها است . تفاوت قائل شدن بين اين دو بسيار مهم است . سعي کنيد به خودتان عادت بدهيد تا بين اين دو تفاوت قائل شويد ، زيرا تودو ليست شما ، ليست پروژه هايتان نيست . هرگز يک پروژه چند قسمتي را در آن وارد نکنيد . پروژه را به قسمت هاي کوچکتر ، آسان تر ، قابل فهم تر و کارهايي که نياز به فکر ندارند تقسيم کنيد . 

هرچه کاري به قسمت هاي کوچکتر و اتمي تقسيم شود ، احتمال انجام آن بالاتر مي رود. ( اتم در لغت به چيزي گفته مي شود که قابل تقسيم نيست. ) سارکس ( از نويسندگان بزرگ ) توصيه مي کند کارها را به قسمت هاي پنج دقيقه اي تقسيم کنيد . او نام آنها را " ميکروحرکت " گذاشته است . وي مي گويد : " هر يک از اين ميکروحرکت ها کوچک هستند و از طريق اين پله هاي کوچک است که مي توانيد کارهاي بزرگ زندگي تان را به انجام برسانيد . من زمان و توجه زيادي روي کارهايم ندارم ، بنابراين با اختراع ميکروحرکت هاي پنج دقيقه اي راهي براي اتمام پروژه ها پيدا کرده ام . من هميشه احساس مي کنم ، مي توانم هر کاري را در پنج دقيقه انجام دهم ."

براي تقسيم کارها به اجزاي کوچک ، بايد قبل از نوشتن کارها در ليست ، با دقت فکر کنيد .

زماني که کاري چند قسمتي داريد ، کار ها را در قسمت های مختلف با زمان بندی مناسب تعریف کنید . زماني که آن کار انجام شد، مرحله ی بعدی کار در تاریخ در نظر گرفته شده ، نمایش داده خواهد شد و یا حتی قابل انجام خواهد بود . در واقع ، تودو ليست شما بايد در هر لحظه فقط کارهاي بعدي هر يک از پروژه هايتان را داشته باشد ، نه يک کار شرطي که براي انجام آن نياز به انجام کار ديگري باشد .

از افعال دقيق که نشان دهنده يک عمل هستند ، استفاده کنيد . شما بايد به شفاف ترين شکل ممکن فعالیت های خود را یادداشت نمایید .

زماني که در حال نوشتن تودو ليست هستيد ، دستورات را به ساده ترين شکل و کامل ترين توضيحات براي خود بنويسد . هميشه تمام اطلاعات را در ليست بنويسيد ، شايد در جايي امکان دسترسي به ساير اطلاعات وجود نداشته باشد .

همان طور که هيچ کس دوست ندارد اينباکسي با ۲۳۸۷ ايميل ناخوانده داشته باشد ، هيچ کس به يک تودو ليست بي انتها نيز علاقه ندارد .

تمامي مواردي که وارد آن مي شوند بايد در آينده بسيار نزديک قابل انجام باشند . تودو ليست بايد کوتاه باشد و انجام کل موارد آن زمان زيادي نبرد ، تا در ميانه انجام آن نياز نباشد تصميم بگيريد ،  انجام سريع تر کدام يک از آنها مهم تر است .

اگرچه تودو ليست شما ممکن است ۲۰ مورد داشته باشد ، اما در واقع امروز مجبور به انجام چند مورد از آنها هستيد . بنابراين چند کار مهم امروز را ، در بالاي ليست قرار دهيد . اگرچه شما بايد فقط کار بعدي در هر يک از پروژه هايتان را در تودو ليست وارد کنيد ، اما هميشه نيم نگاهي به کار بعدي در ليست پروژه ها نيز داشته باشيد . 

اگرچه تودو ليست شما فقط ۲۰ مورد دارد ، اما هر روز باید عوض شود . هر روز ، دو تا پنج مورد از آن تيک خورده و به جايشان دو تا پنج مورد ديگر اضافه شود . به خاطر داشته باشيد ، تغيير نکردن اين ليست به معني عدم انجام هيچ کاري توسط شما است .

علاوه بر اينکه کارها را بر اساس اهميت مرتب مي کنيد ، بايد آنها را بر اساس قدمت نيز مرتب کنيد . کدام مورد در ليست شما از همه قديمي تر است؟ زماني که کاري در ليست مدت زيادي باقي مي ماند ، به علت حس منفي و ممانعت ذهني نسبت به آن ، شانس انجام آن کاهش مي يابد .

شما نیاز داری تا در يک ليست مجزا تمام کارهايي را که انجام مي دهيد را ثبت نمایید ، تا هر زمان که به آن نگاه مي کنيد ، از میزان کارکرد خود مطلع گردید . در ضمن اين ليست زماني که قصد به خاطر آوردن کاري در گذشته را داريد به شما کمک خواهد کرد . از طرف ديگر ليست کارهاي انجام شده يک شاخص خوب براي کارا بودن يا نبودن تودو ليست شما می باشد . پس اگر دو روز گذشت و هنوز موردي به ليست کارهاي انجام شده تان اضافه نکرده ايد ، حتما به تودو ليست تان مراجعه نموده و علت اين مسئله را جويا شويد . شايد لازم باشد، تودو ليست را بازنويسي نمایید . 

شايد اين راهنما براي کار ساده اي چون نوشتن تودو ليست بلند به نظر برسد . اما در واقع ۹۰ درصد يک پروژه نقشه کشي ، طراحي چگونگي انجام آن است ، چيزي که در نظر اکثر افراد ، کاري بسيار راحت و ناچيز است . مانند هر عادت خوب ديگر، تمرين بهترين راه براي آموزش " خوب برنامه ريزي کردن " است . هرچه بيشتر " هنر خلق يک تودو ليست موثر " را تمرين کنيد ، دفعه بعد ، طرح آن برايتان سريع تر و آسان تر خواهد شد ، کارهاي بيشتري تيک مي خورند و هنگام خروج از محل کار آن احساس لذت بخش تمام کردن کارها را بيشتر حس مي کنيد. 

تسلط به موارد گفته شده در اين مطلب تاثير فوق العاده اي در انجام کارها توسط شما و در نتیجه پیشبرد اهداف سازمان خواهد گذاشت .